O cargo você repõe.
O método, não.
Quando alguém com anos de casa avisa que vai sair, começa uma contagem regressiva silenciosa. Entramos nesse intervalo: entrevistamos, acompanhamos a rotina e registramos o que essa pessoa faz — inclusive as exceções que nunca chegaram a virar documento.
Prazo fechado
Data de entrega combinada antes de começar
Trabalho em campo
Entrevista e observação no posto de trabalho
Exceções incluídas
O que só aparece quando algo dá errado
Sua empresa passa nestas três perguntas?
01
Se a pessoa mais antiga da área faltar duas semanas, alguém consegue tocar a rotina lendo alguma coisa?
02
Existe registro do que fazer quando o caminho normal falha, ou isso mora na cabeça de alguém?
03
O substituto foi treinado por quem sai, ou vai aprender sozinho depois que ela já foi embora?
O que fazemos
Registro antes da despedida
Aviso prévio costuma virar corrida: reunião de repasse marcada às pressas, um documento improvisado, promessa de "qualquer coisa me liga". Isso não é transferência de conhecimento — é adiar o problema para o mês seguinte. O trabalho que fazemos ocupa esse mesmo intervalo, com método e data de entrega.
A parte difícil não é escrever.
É descobrir o que perguntar.
Quem executa uma rotina há dez anos não consegue mais enxergá-la por fora. Passos inteiros somem da narrativa porque viraram automáticos, e a pessoa jura de pé junto que contou tudo. Por isso a entrevista vem depois da observação, nunca antes: a gente pergunta sobre o que viu, não sobre o que imagina.
Ver como registramos
Frentes de trabalho
Quatro entregas, uma para cada momento da saída
Transferência de conhecimento
O programa completo, do primeiro dia de aviso até a entrega final
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Levantamento
A lista do que só essa pessoa sabe, feita antes de escrever qualquer linha
Ver mais
Registro de rotinas
Passo a passo e exceções em texto que outra pessoa consegue seguir
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Passagem de bastão
O substituto executa sob supervisão enquanto ainda dá tempo de perguntar
Ver maisEscopo do levantamento
O que entra na lista
Tarefas executadas só por essa pessoa, com frequência e prazo de cada uma
Contatos externos que atendem pelo nome dela — fornecedor, técnico, fiscal, despachante
Acessos, senhas de sistema e permissões registradas em nome próprio
Combinações informais com outras áreas que nunca viraram procedimento
Critérios de decisão: quando aprovar, quando escalar, quando segurar
Falhas conhecidas do sistema e os contornos usados no dia a dia
Arquivos, planilhas e controles paralelos guardados em máquina local
Situações típicas
Quando nos chamam
Aposentadoria marcada
Trinta anos de máquina na cabeça de um só
O prazo é conhecido com meses de antecedência — e mesmo assim quase sempre é usado por inteiro.
Pedido de demissão
Trinta dias e um substituto ainda não contratado
Sem tempo de treinar ninguém, resta registrar. É o cenário mais comum de todos.
Promoção interna
Sobe de cargo, mas continua sendo chamada
Enquanto a rotina antiga não estiver escrita, a promoção é só acúmulo de função.
Licença prolongada
Afastamento com data de volta incerta
Aqui o registro serve para dois lados: a operação segue e a pessoa volta sem encontrar terra arrasada.
Onde costuma doer
Áreas com dependência de uma pessoa
Financeiro e fechamento
Manutenção industrial
Logística e expedição
Compras e contratos
Infraestrutura de TI
Qualidade e auditoria
Produção e turnos
Departamento pessoal
Atendimento e pós-venda
Laboratório e ensaios
Almoxarifado
Jurídico e obrigações
Retorno de quem contratou
O que ficou depois
O Wilson saiu numa sexta e na segunda o pessoal rodou o fechamento com o caderno na mesa. Teve dúvida? Teve, duas. Mas ninguém precisou ligar para ele em casa.
Beatriz N.
Gerência financeira
Contratamos achando que era papelada. O que mais valeu foi a lista de contatos externos: descobrimos três fornecedores que só respondiam para uma pessoa específica da nossa equipe.
Everaldo P.
Coordenação de manutenção
Antes de fechar
Perguntas frequentes
Se a sua dúvida não estiver aqui, o telefone resolve mais rápido que e-mail.
+55 (11) 3081-7316Quanto tempo antes da saída precisamos chamar vocês?
E se a pessoa estiver saindo brigada?
O trabalho atrapalha a rotina da equipe?
Em que formato o material é entregue?
Dá para fazer sem que a equipe saiba que a pessoa está saindo?
Como fica a confidencialidade?
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São Paulo - SP, 01415-006, Brasil
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Diga quem está saindo e quando
Com essas duas informações já dá para dizer o que cabe no prazo restante e qual formato faz sentido. A primeira conversa não custa nada e dura meia hora.
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