Programa completo
Transferência de
conhecimento interno
Do primeiro dia de aviso até a entrega final: levantamento, registro das rotinas com as exceções e passagem de bastão acompanhada, dentro do prazo que sobrou.
01
Mapear o que está em risco
A primeira semana serve para descobrir o tamanho do problema. Conversamos com a liderança, com quem está saindo e com dois ou três colegas próximos — quase sempre é um colega, não o gestor, quem sabe dizer o que essa pessoa resolve sozinha todo mês.
Sai dali uma lista concreta de tarefas, contatos e decisões que hoje dependem dela, com um sinal de prioridade em cada linha. É essa lista que define o que dá para registrar no tempo disponível.
02
Registrar com a pessoa ainda na cadeira
Acompanhamos a execução, escrevemos o passo a passo e voltamos com as dúvidas. Esse vaivém acontece três, quatro vezes por rotina — é normal e é onde o documento ganha densidade. Cada rodada de perguntas puxa uma exceção que não tinha aparecido antes.
Enquanto a pessoa está por perto, corrigir custa uma conversa de cinco minutos. Depois que ela sai, custa uma reunião com três pessoas tentando lembrar.
03
Passar o bastão com alguém olhando
Se existe substituto definido, ele executa a rotina lendo o material, com quem sai por perto e com a gente anotando cada tropeço. Se ainda não existe, o teste é feito por outra pessoa da área — o objetivo é provar que o texto funciona sem o autor do lado.
O que trava vira correção no mesmo dia. Só depois disso o material é considerado entregue.
O pacote de entrega
Tudo em arquivo editável, guardado no lugar que a empresa já usa. Nenhum item depende de sistema nosso.
Inventário assinado
Tarefas, contatos e decisões que dependiam da pessoa, com prioridade validada pela liderança.
Rotinas escritas
Passo a passo por tarefa, com fluxo principal limpo e exceções nomeadas no fim.
Mapa de contatos
Quem é acionado em cada situação, por qual canal e o que costuma ser combinado.
Lista de acessos
Sistemas, permissões e cadastros em nome da pessoa, para o TI transferir antes do desligamento.
Caderno de exceções
O que fazer quando o caminho normal falha — a parte que nunca está em manual nenhum.
Registro do teste
Onde o substituto travou na execução assistida e o que foi corrigido por causa disso.
Uma observação sobre pressa
A maioria das empresas nos procura na segunda semana de aviso prévio, com metade do prazo já queimada em reunião de alinhamento. Dá para trabalhar assim — só muda o que cabe.
Com quinze dias, registra-se o essencial e a passagem de bastão vira uma sessão única. Com trinta, dá para cobrir as exceções e testar de verdade. A diferença aparece três meses depois, quando alguém precisa fazer a tarefa numa situação atípica.
O que fazer no dia do avisoO prazo começou a correr no dia do aviso
Quanto antes a conversa acontecer, mais coisa cabe no registro. Diga quem está saindo e qual é a data.