Primeira etapa
Levantamento do
que só ele sabe
Antes de escrever qualquer procedimento, é preciso saber o que está em risco. O levantamento transforma "ele sabe tudo" numa lista com nome, frequência e prioridade.
As perguntas que fazemos
Não é questionário. São perguntas de abertura que puxam conversa, aplicadas com a pessoa que sai e, em paralelo, com dois colegas — as respostas raramente batem, e a diferença entre elas é informação valiosa.
O que você faz que ninguém mais na empresa faz?
A resposta imediata costuma ser curta. A boa vem depois de trinta segundos de silêncio.
Quem te procura fora do organograma?
Aqui aparecem as combinações informais entre áreas que nunca viraram processo.
Qual foi a última vez que algo deu errado nessa rotina?
O relato do incidente entrega, de uma vez, o fluxo normal e o plano B.
Que arquivo você abre todo dia que não está na rede?
Planilha de controle paralelo em máquina local é achado garantido em oito de cada dez levantamentos.
Se você tirasse um mês de férias amanhã, o que quebraria primeiro?
A pergunta que mais aproxima a lista da realidade — e a mais fácil de responder com honestidade.
Que decisão você toma sem consultar ninguém?
Critério de decisão não documentado é o item que mais gera erro depois da troca.
Entregável
Uma planilha, uma linha por item, com cinco colunas:
- O que é
- Com que frequência acontece
- Quem mais consegue fazer hoje
- O que acontece se ninguém fizer
- Esforço estimado de registro
Prazo
De dois a quatro dias úteis para uma área. É a etapa mais rápida e a que mais muda decisão de gestor.
O que costuma aparecer
A lista vem antes do documento
Sem ela, corre-se o risco de gastar o prazo registrando a rotina errada. São poucos dias e muda o resto do trabalho.