O documento
Registro de rotinas
e exceções
O fluxo principal em sequência limpa, as exceções separadas e nomeadas, e os critérios de decisão escritos. Documento feito para ser executado, não para ser arquivado.
Anatomia de um registro
Todo documento que entregamos tem as mesmas seis partes, na mesma ordem. A padronização é o que permite outra pessoa achar o que precisa em vinte segundos.
1. Quando isso roda
Gatilho e periodicidade: dia do mês, chegada de um pedido, alerta do sistema. Sem gatilho, a rotina só existe na cabeça de quem lembra dela.
2. O que é preciso ter em mãos
Acessos, arquivos, aprovações e informações que precisam estar disponíveis antes de começar. Evita a interrupção no meio do caminho.
3. O caminho normal
Passos numerados, um por linha, com o nome real das telas e dos botões. Nada de "processar no sistema" — qual sistema, qual menu, qual campo.
4. Os pontos de decisão
Onde a pessoa precisa julgar, com o critério escrito: valor limite, prazo, condição do fornecedor. Quem decide e quem é avisado.
5. As exceções
Cada situação atípica com nome próprio e tratamento próprio, fora do fluxo principal. É a seção mais consultada seis meses depois.
6. Quem cuida daqui em diante
Responsável nomeado, data da versão e em que situação o texto precisa ser revisto. Sem isso o registro vira ficção no primeiro semestre.
A parte que salva o mês seguinte quase nunca é o passo a passo. É a linha que diz o que fazer quando o sistema recusa o lançamento numa sexta à tarde.
É por isso que a seção de exceções costuma ser mais longa que o fluxo principal — e é a única que ninguém consegue escrever sem ter perguntado.
Escrito para quem vai executar
Usamos as palavras da empresa, não vocabulário de consultoria. Se a equipe chama o relatório de "o mapa da semana", é assim que aparece no texto, com o nome oficial entre parênteses na primeira menção.
Frase curta, verbo no imperativo, um passo por linha. Se um passo precisa de três linhas para ser explicado, provavelmente são dois passos.
Fora do documento ficam senhas, dados pessoais de terceiros e qualquer informação sensível — no lugar delas, a indicação de onde estão e quem libera.
Como validamos o textoDocumento bom é o que passa no teste
Por isso nenhuma entrega é fechada antes de alguém executar a rotina lendo o rascunho.