Primeiros movimentos
Quando um funcionário-
chave avisa que sai
O que fazer nas primeiras 48 horas, o que dá para salvar em trinta dias e quais erros custam caro depois. Um roteiro para o gestor que acabou de receber a notícia.
A linha do tempo do aviso prévio
Dias 1 e 2
Listar antes de reagir
Antes de abrir vaga, definir substituto ou marcar reunião de repasse, escreva o que essa pessoa faz que ninguém mais faz. Meia hora de lista bruta vale mais que uma semana de conversa sobre reposição — e é o que vai definir a prioridade do resto do prazo.
Primeira semana
Combinar o tom da saída
Deixe claro para a pessoa e para a equipe o que vai acontecer. Registro feito às escondidas gera resistência e material incompleto. Quando o combinado é explícito — "vamos escrever suas rotinas nas próximas três semanas" — a colaboração melhora bastante.
Semanas 2 e 3
Registrar e conferir
É o miolo do trabalho: observação, escrita, volta com as dúvidas, correção. Nessa fase a pessoa que sai já está mentalmente em outro lugar, então as sessões precisam ser curtas, agendadas e específicas. Reunião aberta de duas horas não funciona.
Última semana
Testar com outra pessoa
Alguém que não é o autor executa as rotinas lendo o material, com quem sai disponível para tirar dúvida. É o único jeito de descobrir o que ficou implícito. Deixe pelo menos três dias úteis para isso.
Último dia
Fechar acessos e assumir donos
Cada rotina registrada precisa ganhar um responsável nomeado. Documento órfão não sobrevive ao segundo mês. Junto com isso, acessos e cadastros em nome da pessoa passam para quem fica.
Três erros que se repetem
Nenhum deles é por falta de boa vontade. São armadilhas de rotina.
Erro 01
Confiar na reunião de repasse
Duas horas de conversa gravada não viram procedimento. Quem assiste depois não consegue executar a partir dali — falta ordem, falta contexto e falta o que não foi perguntado.
Erro 02
Pedir para a pessoa escrever sozinha
Quem faz há anos pula etapas sem perceber e escreve para alguém que já sabe. O texto sai curto, correto e inútil. É preciso alguém de fora perguntando "e se der errado aqui?".
Erro 03
Contar com o "qualquer coisa me liga"
Funciona por duas semanas. Depois a pessoa está em outro emprego, com outra agenda, e a boa vontade tem prazo de validade curto — principalmente se a saída não foi amigável.
E quando não há aviso nenhum
Demissão imediata, afastamento por saúde, acidente. Nesses casos o trabalho muda de natureza: em vez de entrevistar quem sabia, a gente reconstrói a rotina a partir do rastro — arquivos, e-mails, histórico de sistema, memória dos colegas mais próximos.
É mais lento, mais caro e o resultado tem lacunas. Ainda assim é melhor do que descobrir cada buraco na hora do aperto, um por vez, durante seis meses.
Como fazemos o levantamento
Recebeu o aviso esta semana?
Uma ligação de trinta minutos já organiza a prioridade do prazo que restou.